Das Gebot der Datensparsamkeit

Bei der Beachtung des Gebotes der Datensparsamkeit geht es vor allem darum, dass Sie so wenig wie irgend möglich persönliche oder personenbezogene Daten Ihrer Mitarbeiter erheben. Eine Datenvorratserhebung ist – zumindest für Sie als Unternehmer – gemäß § 3a BDSG auch gar nicht erlaubt. In der Praxis sieht dieser Tatbestand zum Beispiel so aus, dass Sie bei der Entwicklung eines neuen Formulars für die Personalabteilung etc. immer darauf achten müssen, dass die abgefragten Daten in ihrem Umfang auch wirklich für die konkrete Aufgabenstellung und/oder deren Erfüllung nötig sind. Es sollte also belegbar sein, dass Sie in diesem Zusammenhang auf keinen Fall auf die erhobenen Daten verzichten können.

Eine Transparenz und Offenheit im Umgang mit persönlichem Datenmaterial zeigen Sie als Unternehmer oder Unternehmerin bzw. als leitender Angestellter (der mit dieser Tätigkeit betraut wurde) beispielsweise auf dem Wege, dass Sie die nötigen Daten grundsätzlich und auf gar keinen Fall hinter dem Rücken Ihrer Mitarbeiter sammeln. Hier gibt es einen – in § 4 Abs. 2 BDSG geregelten – Grundsatz der besagt, dass persönliche und/oder personenbezogene Daten grundsätzlich nur bei dem jeweiligen Betroffenen selbst erhoben werden dürfen. Es ist also nicht gestattet, in dieser Angelegenheit, frühere Arbeitgeber oder Kollegen, jetzige Kollegen, Bekannte, Freunde, Verwandte oder sonstige Angehörige zu befragen oder aufzusuchen. Wenn Sie also beispielsweise als Vorgesetzter wissen möchten, was ein Mitarbeiter Ihrer Abteilung in der letzten Kunden-E-Mail weitergegeben hat, so müssen Sie den betreffenden Mitarbeiter bitten, Ihnen eine Weiterleitung der Nachricht oder einen Ausdruck zukommen zu lassen. Sie dürfen also grundsätzlich nicht – weder während noch nach der Dienstzeit oder mithilfe technischen Personals – in irgendeiner Form auf das E-Mail-Postfach des betreffenden Mitarbeiters zugreifen und unerlaubt bzw. ohne sein Wissen dessen Post lesen.