Welche Rechte auf Datenschutz haben Ihre Mitarbeiter?

Ihre Mitarbeiter haben grundsätzlich und jederzeit das Recht, Auskunft über die Daten zu erhalten, die im Unternehmen oder bei Partnerunternehmen zu ihrer Person gespeichert und dort verarbeitet werden. Dieser Grundsatz regelt sich in § 34 BDSG. Wenn Sie als Unternehmer (oder ein von Ihnen beauftragter Mitarbeiter) erstmals Daten über einen Mitarbeiter speichern, sind Sie dazu verpflichtet, den entsprechend betroffenen Mitarbeiter von der Speicherung seiner persönlichen und/oder personenbezogenen Daten in Kenntnis zu setzen.

Dabei haben Sie dem jeweiligen Mitarbeiter bekannt zu geben, welche Daten über seine Person bei welcher Stelle im Unternehmen gespeichert sind und zu welchem Zweck. Auch eine Speicherung durch Dritte (extern) ist dem betroffenen Mitarbeiter bekannt zu geben. Außerdem haben Sie den betreffenden Mitarbeiter darüber in Kenntnis zu setzen, wie die Daten verarbeitet werden und wie Sie diese im Unternehmen nutzen wollen.

Hat der betroffene Mitarbeiter auf irgendeine andere Weise von der Speicherung seiner persönlichen und/oder personenbezogenen Daten erfahren, sind Sie nicht mehr zusätzlich zur Benachrichtigung verpflichtet. Hier entfällt diese Pflicht für Sie. Dieser Punkt ist zum Beispiel bei neuen Mitarbeitern relevant. Diese brauchen Sie nicht extra davon in Kenntnis zu setzen, dass Sie die Stammdaten in die Dateien des Unternehmens aufgenommen haben und eine Personalakte für den betreffenden Mitarbeiter führen. Davon abgesehen, dass sich dieser Vorgang von selbst versteht, erkennt das der Mitarbeiter auch spätestens dann an, wenn er sein Gehalt erhält und die Abrechnung vorliegt.

Sollten Sie aber nur eine Stelle besetzt und im Zuge des Auswahlverfahrens einen oder mehrere Bewerber abgelehnt haben, dürfen Sie die Daten des entsprechenden Kandidaten nur dann für eine eventuelle spätere Weiterverwendung speichern, wenn der betreffende ehemalige Bewerber damit auch einverstanden ist und Ihnen eine schriftliche Bestätigung des Einverständnisses vorliegt. Dieses können Sie sich aber bereits im Bewerbungsgespräch geben lassen (hier herrscht noch eine positive Grundstimmung) oder schriftlich anfordern, sobald Sie dem Bewerber seine Unterlagen zurückschicken. Hierbei entspannen Sie auch die Absage und sorgen für eine positive Resonanz für spätere und erneute Anfragen.